Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů

2. Jaké údaje zpracováváme

• identifikační a kontaktní údaje, zejména jméno, e-mail, telefon, fakturační údaje a případně údaje o firmě;
• údaje o zakázce, adrese realizace, požadovaném rozsahu, termínech, ceně a komunikaci;
• dokumentační fotografie pracovního prostoru před a po službě, pouze pokud zákazník pro tento účel udělil samostatný dobrovolný souhlas; pracovníci mají pokyn nefotografovat osoby, doklady, obrazovky, rodinné fotografie, léky a jiné nesouvisející soukromé údaje;
• údaje o platbách a fakturaci;
• záznamy o způsobu a čase přijetí nabídky, vazbu na konkrétní e-mail nebo jinou komunikaci, verzi smluvních podmínek, potvrzení dřívějšího zahájení služby a elektronické předávací protokoly;
• údaje zákaznického nebo zaměstnaneckého účtu, údaje o ověření e-mailu, záznam o potvrzení zásad ochrany osobních údajů a technické bezpečnostní záznamy;
• u firemních a podnikatelských zákazníků také název, IČO, DIČ, sídlo a informaci, zda byly veřejné firemní údaje ověřeny prostřednictvím ARES;
• údaje o marketingovém souhlasu, pokud jej dobrovolně udělíte.
• u Property Care a Rental Care také údaje o nemovitosti, klíčích a jejich pohybu, přístupových oprávněních, návštěvách, předávacích protokolech, stavech měřidel, nahlášených závadách, schváleních a související komunikaci;
• u Rental Care údaje o nájemci nebo dalších uživatelích nemovitosti v nezbytném rozsahu, zejména jméno, kontaktní údaje, údaje o trvání nájemního vztahu, splatnostech, předání a provozních požadavcích. Tyto údaje nám může předat přímo nájemce nebo zákazník-vlastník.

3. Účely a právní základy

• Poptávka, nabídka a smlouva: provedení opatření před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy. Pro prokazatelnost smluvního vztahu můžeme uchovat auditní záznam o tom, kdy a jak byla konkrétní nabídka přijata a jaké znění dokumentů bylo použito.
• Jednorázové bezpečné odkazy: pro potvrzení dřívějšího zahájení služby nebo převzetí zakázky může systém použít náhodný časově omezený token. V databázi se ukládá pouze jeho kryptografický otisk, účel, doba platnosti a záznam o použití.
• Fakturace, účetnictví a zákonné evidence: splnění právní povinnosti.
• Vedení zákaznického účtu a ověření e-mailu: provedení opatření před uzavřením smlouvy, plnění smlouvy a oprávněný zájem na zabezpečení účtu. Ověřovací kód se zasílá na e-mail a je časově omezen.
• Ověření veřejných firemních údajů: oprávněný zájem na správnosti identifikačních a fakturačních údajů; při zadání IČO může systém porovnat veřejné údaje s ARES.
• Rental Care – správa stávajícího nájmu: plnění smlouvy se zákazníkem, oprávněné zájmy na bezpečné evidenci a ochraně právních nároků a plnění právních povinností; pokud VICKY’S zpracovává údaje nájemce výhradně jménem zákazníka na jeho doložené pokyny, postupuje jako zpracovatel podle příslušného zpracovatelského ujednání.
• Informování nájemce: pokud údaje nájemce získáme od vlastníka nebo jiné osoby a VICKY’S je v daném rozsahu samostatným správcem, nájemci poskytneme příslušné informace o zpracování; systém eviduje odeslání informační zprávy. Pokud je zákazník správcem a VICKY’S pouze zpracovatelem, poskytujeme zákazníkovi přiměřenou součinnost při plnění jeho informační povinnosti.
• Klíče, přístupy a auditní záznamy: plnění smlouvy a oprávněný zájem na bezpečnosti nemovitosti, ochraně majetku, prevenci zneužití a prokazatelnosti přístupů.
• Fotodokumentace před a po službě: samostatný dobrovolný souhlas zákazníka u běžných úklidových zakázek. Účelem je doložení výchozího a konečného stavu pracovního prostoru, kontrola kvality a podklady pro případnou reklamaci. Souhlas není podmínkou poskytnutí běžné služby a lze jej odvolat pro budoucí zpracování.
• Ochrana právních nároků, prevence zneužití a bezpečnost systému: oprávněný zájem správce. Pokud již vznikne reklamace, spor nebo jiný právní nárok, mohou být konkrétní nezbytné podklady dále uchovány po dobu potřebnou k jeho řešení.
• Newsletter a marketingové akce: souhlas, pokud je pro konkrétní komunikaci vyžadován. Souhlas lze kdykoli odvolat.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje držíme jen po dobu potřebnou k danému účelu. Neuzavřené poptávky zpravidla nejdéle 12 měsíců. Smluvní a reklamační dokumentaci po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu potřebnou k ochraně právních nároků. Účetní a daňové doklady uchováváme po zákonem stanovenou dobu, která může podle typu dokladu dosahovat až 10 let. Dokumentační fotografie před a po službě se standardně automaticky mažou po 90 dnech od pořízení. Pokud před uplynutím této doby vznikne reklamace, pojistná událost nebo právní nárok, lze automatický výmaz konkrétních snímků dočasně pozastavit pouze po dobu nezbytnou k řešení dané věci. Bezpečnostní technické záznamy se běžně uchovávají krátkodobě, zpravidla do 90 dnů, pokud není nutné řešit konkrétní bezpečnostní incident. Marketingové údaje zpracováváme do odvolání souhlasu nebo do ukončení příslušného marketingového účelu.

5. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Údaje mohou v nezbytném rozsahu zpracovávat zaměstnanci a pověřené osoby VICKY’S Services a naši technologičtí nebo odborní dodavatelé, zejména poskytovatel databáze a autentizace (Supabase), e-mailové infrastruktury (Resend), statického hostingu webu (GitHub Pages), případně účetní, bankovní nebo IT poskytovatelé. Každý zpracovatel dostává pouze údaje potřebné pro svou službu.

Někteří poskytovatelé mohou být součástí skupin se sídlem mimo EU/EHP. Pokud dochází k předávání osobních údajů do třetí země, používá se odpovídající právní mechanismus podle GDPR, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky.

6. Povinné a dobrovolné údaje

Údaje označené jako povinné v zákaznickém účtu, poptávce nebo objednávce potřebujeme k tomu, abychom mohli účet zabezpečit, službu nabídnout, uzavřít a plnit smlouvu a vystavit správné doklady. Bez těchto údajů nemusí být možné účet dokončit nebo objednávku závazně potvrdit. Marketingový souhlas i souhlas s dokumentačními fotografiemi jsou dobrovolné a nemají vliv na poskytnutí běžné služby.

Při registraci zákazník potvrzuje, že se s těmito zásadami seznámil. Toto potvrzení není „souhlasem s GDPR“ pro zpracování údajů nutných pro účet, smlouvu nebo právní povinnosti. Samostatný souhlas používáme pouze tam, kde je skutečně potřebný, například pro dobrovolný marketing nebo fotodokumentaci pracovního prostoru před a po službě. Volba fotodokumentace se zaznamenává u konkrétní zakázky včetně času a verze informace o zpracování.

7. Vaše práva

Podle okolností máte právo na přístup k osobním údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování na souhlasu založeno. Žádost můžete poslat na [email protected].

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail [email protected], uoou.gov.cz.

7a. Rental Care – zdroj údajů, role a nájemci

U Rental Care mohou být osobní údaje nájemce získány od zákazníka-vlastníka, z předávacího protokolu, z komunikace nájemce s VICKY’S nebo přímo od nájemce. Pokud údaje nezískáme přímo od dané osoby a VICKY’S pro daný účel vystupuje jako správce, plníme informační povinnost odpovídající čl. 14 GDPR.

Role VICKY’S závisí na konkrétním účelu. Pro vlastní fakturaci, vedení zákaznického účtu, zabezpečení systému, auditní stopu, ochranu právních nároků a plnění vlastních právních povinností může VICKY’S vystupovat jako samostatný správce. Pokud naopak zpracovává údaje nájemců pouze podle doložených pokynů zákazníka za účelem správy jeho nájemního vztahu, vystupuje v tomto rozsahu jako zpracovatel. Podmínky takového zpracování upravuje zpracovatelské ujednání.

Údaje nájemce nepoužíváme k marketingu jen proto, že byly předány pro správu nájmu. Transakční a provozní komunikace se vede odděleně od marketingových sdělení.

7b. Property Care / Rental Care dokumenty, fotografie a klíče

Dokumenty a fotografie z Property Care a Rental Care ukládáme neveřejně a zpřístupňujeme pouze oprávněným rolím. Podepsané nebo elektronicky potvrzené dokumenty mohou být uchovány po dobu trvání smlouvy a dále po dobu nezbytnou k plnění právních povinností nebo ochraně právních nároků. Provozní zálohy se odstraňují v retenčním cyklu.

V obývané nemovitosti se fotografování omezuje na předem sjednaný a právně přípustný účel. Pracovníci mají pokyn nefotografovat osobní věci, doklady, obrazovky, léky ani jiné nesouvisející soukromé informace. Vazba mezi anonymním Key ID a konkrétní nemovitostí je vedena jako důvěrný bezpečnostní údaj a přístup k ní je omezen.

8. Automatizované rozhodování

VICKY’S Services v současnosti nepoužívá automatizované rozhodování, které by vůči zákazníkovi vyvolávalo právní nebo obdobně významné účinky.

9. Zabezpečení

Používáme řízení přístupu podle rolí, neveřejné úložiště souborů, časově omezené odkazy k souborům, jednorázové tokeny ukládané ve formě kryptografického otisku, šifrovaný přenos HTTPS, auditní a bezpečnostní záznamy, omezení počtu pokusů, oddělenou evidenci klíčů, zálohy a další technická a organizační opatření. Přístup zaměstnance je omezen na údaje potřebné pro jeho práci.